Wenn von Microsoft 365 die Rede ist, denken die meisten sofort an Outlook, Teams, Word oder Excel. Und ja, diese Tools sind zentral. Was viele Unternehmen jedoch nicht wissen, sie bezahlen auch für weitere leistungsstarke Tools. Leider werden diese kaum genutzt, obwohl sie den Arbeitsalltag deutlich erleichtern könnten.
Bei GLOBALNETWORKS sehen wir immer wieder, dass Unternehmen enormes Potenzial verschenken. Deshalb stellen wir hier einige der weniger bekannten, aber dennoch sehr hilfreichen Microsoft-365-Tools vor:
1. Microsoft Lists: Struktur ohne Aufwand
Mit Microsoft Lists lassen sich strukturierte Listen für nahezu alles erstellen: Aufgaben, Inventare, IT-Tickets, Onboarding-Listen oder Projektübersichten. Ideal für Teams, die Ordnung schaffen wollen.
Warum das Tool so nützlich ist:
- Schluss mit unübersichtlichen Excel-Listen
- Direkte Integration in Microsoft Teams
- Individuelle Ansichten, Regeln und einfache Automatisierungen
2. Power Automate: Prozesse automatisieren ohne Programmierung
Power Automate ist längst nicht nur für IT-Profis gedacht. Damit lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren, ganz ohne Code. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft klare Abläufe.
Praxisbeispiele:
- Automatische Benachrichtigungen in Teams
- Outlook-Anhänge direkt in SharePoint speichern
- Genehmigungen für Ferien oder Rechnungen automatisieren
3. Planner und To Do: Einfache Aufgabenverwaltung
Viele Teams nutzen externe Tools für Aufgabenmanagement, obwohl Planner und To Do bereits in Microsoft 365 enthalten sind.
Was sie bieten:
- Planner für Team- und Projektaufgaben
- To Do für persönliche Aufgaben mit Outlook-Synchronisation
- Nahtlose Integration in Teams
4. OneNote: Das unterschätzte Wissens-Tool
OneNote ist weit mehr als ein digitales Notizbuch. Es eignet sich hervorragend zur Dokumentation von Prozessen, Meetings, Ideen oder internem Wissen. Weniger Informationsverlust, mehr Transparenz.
Vorteile von OneNote:
- Gemeinsames Arbeiten an Notizen in Echtzeit
- Klare Struktur mit Abschnitten und Seiten
- Direkte Verbindung mit Teams und Outlook
5. Microsoft Forms: Schnelle Umfragen und Formulare
Mit Microsoft Forms lassen sich Umfragen und Formulare in wenigen Minuten erstellen. Einfach, schnell und perfekt integriert in Excel und Power Automate.
Typische Einsatzbereiche:
- Internes Feedback
- Event-Anmeldungen
- IT- oder HR-Anfragen
- Kurze Zufriedenheitsabfragen
6. Viva Insights (früher MyAnalytics)
Viva Insights hilft dabei zu verstehen, wie gearbeitet wird, nicht nur was erledigt wird. Besonders wertvoll für Führungskräfte und hybride Teams.
Das Tool bietet:
- Einblicke in Arbeitsgewohnheiten
- Analysen zu Fokuszeiten, Meetings und Arbeitsbelastung
- Empfehlungen für produktiveres Arbeiten
Microsoft 365 bietet deutlich mehr als E-Mail und Videokonferenzen. Unternehmen, die auch die weniger bekannten Tools nutzen, gewinnen an Effizienz, Struktur und Produktivität, ohne zusätzliche Investitionen.
GLOBALNETWORKS unterstützt Unternehmen dabei, Microsoft 365 optimal zu nutzen und die Tools sinnvoll in den Arbeitsalltag zu integrieren. Möchtest du wissen, welche Microsoft-365-Tools in deinem Unternehmen noch ungenutzt sind?
Wir schauen es uns gerne gemeinsam an.